Jak nastavit platnost poukazu (a co říká zákon)

Platnost dárkového poukazu patří k věcem, které se nastaví jednou a pak se na ně zapomene. Přitom právě kvůli ní vzniká nejvíc nepříjemných situací: obdarovaný přijde týden po konci platnosti, poukaz se ztratil v šuplíku, nebo zákazník chce za prošlý poukaz vrátit peníze. Podívejme se, jakou platnost zvolit, jak s prošlými poukazy zacházet a co k tomu říkají české předpisy.

Upozornění: tento článek shrnuje obecné informace a praxi. Nejde o právní radu. Výklad se může lišit podle konkrétní situace, proto si důležitá rozhodnutí – zejména znění obchodních podmínek – ověřte s právníkem.

Upravuje platnost poukazu nějaký zákon?

V Česku neexistuje zvláštní zákon o dárkových poukazech, který by stanovil minimální nebo maximální platnost. Prodej poukazu se řídí obecnými pravidly občanského zákoníku o smlouvách a – pokud prodáváte spotřebitelům – pravidly na ochranu spotřebitele.

V praxi to znamená, že platnost určujete vy jako prodávající. Musí ale být zákazníkovi známá předem: uvedená na poukazu, ve formuláři při nákupu a v obchodních podmínkách. Podmínka, o které se zákazník dozvěděl až po zaplacení, je slabá.

Jakou platnost zvolit

Nejčastěji se používá 6 nebo 12 měsíců. Každá varianta má své pro a proti:

• 3 měsíce – vhodné jen pro sezónní nabídky, například letní menu nebo konkrétní akci. U běžných dárků působí nepřátelsky, obdarovaný nemusí stihnout najít termín.
• 6 měsíců – motivuje k rychlejšímu uplatnění a vy máte lepší přehled o závazcích. Pro vánoční poukazy ale znamená konec platnosti už v červnu.
• 12 měsíců – nejpohodlnější pro zákazníka a nejčastější volba. Obdarovaný si najde termín v klidu.
• více než rok – vhodné u dražších zážitků nebo služeb, na které se čeká (například pobyty).

Pokud si nejste jistí, začněte s 12 měsíci. Delší platnost se zákazníkům líbí a reálně nezvýší počet poukazů, které propadnou – ty propadají spíš kvůli zapomnění než kvůli krátké lhůtě.

Uvádějte konkrétní datum

Na poukazu by mělo být datum, do kdy platí, například „platí do 15. 12. 2027“. Formulace „platí 12 měsíců od zakoupení“ je pro obdarovaného nepraktická: neví, kdy dárce poukaz koupil. Ve Vouchermatu se datum platnosti dopočítá z data nákupu a na poukaz vytiskne automaticky.

Co se děje, když poukaz vyprší

Tady je situace méně jednoznačná, než se často říká. Pravidlo „prošlý poukaz propadá a peníze se nevrací“ najdete v podmínkách mnoha provozoven, ale jeho vymahatelnost není zaručená.

Zákazník za poukaz zaplatil, a pokud služba nikdy nebyla poskytnuta, objevují se názory, že může požadovat vrácení peněz, například z titulu bezdůvodného obohacení. Obecná promlčecí lhůta podle občanského zákoníku je tři roky. Jak by konkrétní spor dopadl, záleží na okolnostech: na znění podmínek, na tom, jak jasně byla platnost sdělena, i na tom, jestli jde o spotřebitele.

Prakticky se proto vyplatí:

• mít platnost jasně uvedenou na poukazu i v podmínkách,
• u prošlých poukazů se nebránit vstřícnému řešení – prodloužení je levnější než spor a negativní recenze,
• u větších částek nebo opakovaných sporů se poradit s právníkem.

Prodloužení platnosti

Prodloužení je nejčastější a nejrozumnější řešení. Obdarovaný přijde, vy máte zákazníka a peníze už stejně máte na účtu. Pár pravidel, která se osvědčila:

• rozhodněte se předem, jestli prodlužujete zdarma, nebo za poplatek, a napište to do podmínek,
• prodlužujte o rozumnou dobu, typicky o 1 až 3 měsíce,
• u poukazu na službu, jejíž cena mezitím vzrostla, si stanovte, jestli budete chtít doplatek,
• prodloužení si zaznamenejte, ať o něm ví celý tým.

Ve Vouchermatu prodloužíte platnost v detailu objednávky nebo přímo v mobilní aplikaci po naskenování poukazu. Změna se uloží do historie poukazu.

Nejlepší prevence: upozornění před koncem platnosti

Většina poukazů nepropadne proto, že by o ně obdarovaný nestál, ale proto, že na ně zapomene. Krátký e-mail týden nebo měsíc před koncem platnosti tomu spolehlivě předejde. Vouchermat ho pošle automaticky – v nastavení zvolíte, jestli 7, nebo 30 dní předem. Méně prošlých poukazů znamená méně sporů a víc spokojených zákazníků.

A co účetnictví a DPH?

Peníze za prodaný poukaz jsou do jeho uplatnění v podstatě záloha na budoucí službu. Jak se zaúčtují prodané, uplatněné a propadlé poukazy a kdy se odvádí DPH, závisí na typu poukazu (jednoúčelový, nebo víceúčelový) a na tom, jestli jste plátci DPH. Tohle vždy proberte se svou účetní – pravidla jsou technická a chyby se špatně opravují zpětně.

Shrnutí

• Zvláštní zákon o platnosti poukazů v Česku není, platnost určujete vy.
• Nejčastější a pro zákazníka nejpříjemnější je 12 měsíců.
• Na poukaz pište konkrétní datum konce platnosti.
• Pravidlo „prošlý poukaz propadá“ nemusí být vždy vymahatelné; vstřícné prodloužení je často nejlepší řešení.
• Posílejte upozornění před koncem platnosti – předejdete většině problémů.
• Účetní a daňové otázky řešte s účetní, právní s právníkem.

Platnost, prodloužení i automatické upozornění si můžete nastavit a vyzkoušet ve Vouchermatu v tarifu Zdarma.